Maanimo расскажет, как грамотно организовать работу сотрудников на дому, чтобы это было эффективно и без больших потерь, а также что для этого понадобится от самого работодателя.
Пообещал? Выполняй!
Пожалуй, самая насущная проблема для «удаленных» работодателей – отсутствие возможности проконтролировать, чем занимаются работники в данный момент. В любой нормальной компании должно соблюдаться простое и понятное для всех правило: если кто-то о чем-то договорился, то это должно быть выполнено на 100%. А в случае форс-мажора исполнитель обязательно должен проинформировать вторую сторону о проблеме, чтобы совместно быстрее найти решение.
Чтобы минимизировать такие неприятные ситуации, начальнику нужно контролировать все договоренности с подчиненным. Для этого, как минимум, должен быть четкий план работ, которому нужно следовать и уже по ходу замечать отклонения от него. Помочь в этом могут различные программы для управления проектами, например, Trello. С ним вероятность просрочить дедлайн сведется к минимуму.
Команда, общий сбор!
Те, кто изначально привык работать из дома (фрилансеры), не почувствуют изменений. Но те, кто относительно недавно перешел или переходит на «домашнюю работу», могут испытывать определенный дискомфорт. Например, становится сложнее общаться с коллегами, а недостаток этой привычной составляющей ведет к снижению вовлеченности в рабочие процессы.
Также и для руководителя переход может стать поистине настоящим испытанием, ведь управлять «виртуальным войском» еще необходимо научиться. Поэтому взаимодействие всех сотрудников в режиме online так важно. Когда коллеги видят активность друг друга и совместный результат работы, им легче сфокусироваться на задачах.
Для обеспечения постоянной связи можно организовывать общие чаты в Viber, Telegram, а также видеоконференции в Skype и Zoom.
Не засоряйте головы
В работе с удаленщиками обратите особое внимание на то, чтобы у каждого сотрудника был доступ ко всем необходимым ресурсам для работы. Часто бывает, что у работника нет нужных документов или файлов, и это катастрофически тормозит работу как всей команды, так и его самого.
Решить эту проблему можно разными способами: в хранилище данных создать «дерево» из папок. Принцип их расстановки может быть по типам документов, проектам или именам сотрудников. Также можно дублировать документы по двум системам. Например, договор копируется в папку «Договоры с контрагентами» и в папку «Контрагент Громов».
Кроме того, можете создать еще одну папку для резерва данных с названием типа «Контролируемый хаос» и в нее дублировать все файлы из центральной папки. Потому что хранить нужно все и всегда! Просто периодически сжимайте рабочую информацию или копируйте ее на резервные носители. Регулярное создание бэкапов – золотое правило организации удаленной работы сотрудников, которое сбережет массу времени и нервов.
Учимся самодисциплине
Если работа компании была выстроена так, что каждая штатная единица может самостоятельно организовать свою работу, то сейчас ей будет намного легче переформатироваться. Сотрудникам будет намного комфортнее работать из дома, потому что не нужно тратить нервы и время на дорогу в офис, можно максимально удобно обустроить свое рабочее место, минимизируются отвлекающие факторы (пустые разговоры с коллегами, перерывы на «попить чаю с халвой» и частые перекуры «за компанию»).
Конечно, если у сотрудника есть дети, тогда это сложнее, но здесь каждому важно научиться договариваться с семьей и объяснить, что он не просто сидит дома, а работает.
Мотивация – залог успешного будущего
Руководителю необходимо анализировать потребности сотрудников и привязывать результат их деятельности к определенным мотиваторам. Ведь особенностью удаленной работы является то, что люди нуждаются в огромном количестве вербальной обратной связи. Потому что в офисе многое можно даже считать по глазам – горят ли они от злости или от восхищения. А на удаленке становится сложно распознавать, просят тебя или заставляют, ругают или просто напоминают. Из-за этого может накапливаться негативный эмоциональный фон, упадет мотивация и желание что-то делать.
Поэтому, продумывая то, как организовать работу, важно уделить внимание поддержанию командного духа. Постарайтесь чаще хвалить сотрудников за выполненную работу (ну пожалуйста!), если, конечно, на то имеются основания. Можно попробовать привязать размер оплаты труда к количеству и сложности выполненных задач в срок. Например, в различных CRM-системах есть возможность указывать в каждой задаче сумму, которую получит сотрудник за ее выполнение. Можно давать бонусы, если закрыты сверхплановые задачи.
Для огромного количества людей самая лучшая мотивация – это достойный заработок в сочетании с полезными и нужными задачами. При грамотной организации удаленной работы сотрудники вполне могут начать трудиться продуктивнее и зарабатывать даже больше, чем в офисах.