Stay home, be smarter: як організувати роботу співробітників на “дистанційці»

Maanimo розповість, як грамотно організувати роботу співробітників на дому, щоб це було ефективно і без великих втрат, а також що для цього знадобиться від самого роботодавця.

Пообіцяв? Виконуй!

Мабуть, сама нагальна проблема для «віддалених» роботодавців – відсутність можливості проконтролювати, чим займаються працівники в даний момент. У будь-якій нормальній компанії необхідно дотримувати просте і зрозуміле для всіх правило: якщо хтось про щось домовився, то це повинно бути виконано на 100%. А в разі форс-мажору виконавець обов’язково повинен проінформувати другу сторону про проблему, щоб спільно швидше знайти рішення.

Щоб мінімізувати такі неприємні ситуації, начальнику потрібно контролювати всі домовленості з підлеглим. Для цього, як мінімум, повинен бути чіткий план робіт, за яким потрібно слідувати і вже по ходу помічати відхилення від нього. Допомогти в цьому можуть різні програми для управління проектами, наприклад, Trello. З ним ймовірність прострочити дедлайн зведеться до мінімуму.

Команда, загальний збір!

Ті, хто спочатку звик працювати з дому (фрілансери), не відчують змін. Але ті, хто відносно недавно перейшов чи переходить на «домашню роботу», можуть відчувати певний дискомфорт. Наприклад, стає складніше спілкуватися з колегами, а недолік цієї звичною складовою веде до зниження залученості в робочі процеси.

Також і для керівника перехід може стати воістину справжнім випробуванням, адже керувати «віртуальним військом» ще необхідно навчитися. Тому взаємодія всіх співробітників в режимі online так важлива. Коли колеги бачать активність один одного і спільний результат роботи, їм легше сфокусуватися на завданнях.

Для забезпечення постійного зв’язку можна організовувати спільні чати в Viber, Telegram, а також відеоконференції в Skype і Zoom.

Не засмічуйте голови

У роботі з дистанційниками зверніть особливу увагу на те, щоб у кожного співробітника був доступ до всіх необхідних ресурсів для роботи. Часто буває, що у працівника немає потрібних документів або файлів, і це катастрофічно гальмує роботу як всієї команди, так і його самого.

Вирішити цю проблему можна різними способами: в сховище даних створити «дерево» з папок. Принцип їх розстановки може бути за типами документів, проектів або іменам співробітників. Також можна дублювати документи за двома системами. Наприклад, договір копіюється в папку «Договори з контрагентами» і в папку «Контрагент Громов».

Крім того, можете створити ще одну папку для резерву даних з назвою типу «Контрольований хаос» і в неї дублювати всі файли з центральної папки. Тому що зберігати потрібно все і завжди! Просто періодично стискайте робочу інформацію або копіюйте її на резервні носії. Регулярне створення резервних копій – золоте правило організації віддаленої роботи співробітників, яке збереже масу часу і нервів.

Вчимося самодисципліні

Якщо робота компанії була вибудувана так, що кожна штатна одиниця може самостійно організувати свою роботу, то зараз їй буде набагато легше переформатуватися. Співробітникам буде набагато комфортніше працювати з дому, тому що не потрібно витрачати нерви і час на дорогу в офіс, можна максимально зручно облаштувати своє робоче місце, мінімізуються відволікаючі фактори (порожні розмови з колегами, перерви на «попити чаю з халвою» і часті перекури « за компанію”).

Звичайно, якщо у співробітника є діти, тоді це складніше, але тут кожному важливо навчитися домовлятися з сім’єю і пояснити, що він не просто сидить вдома, а працює.

Мотивація – запорука успішного майбутнього

Керівнику необхідно аналізувати потреби співробітників і прив’язувати результат їх діяльності до певних мотиваторів. Адже особливістю віддаленої роботи є те, що люди потребують величезну кількість вербального зворотного зв’язку. Тому що в офісі багато можна навіть вгадати по очах – горять вони від злості чи від захоплення. А на дистанційці стає складно розпізнавати, просять тебе або змушують, лають або просто нагадують. Через це може накопичуватися негативний емоційний фон, впаде мотивація і бажання щось робити.

Тому, продумуючи те, як організувати роботу, важливо приділити увагу підтримці командного духу. Постарайтеся частіше хвалити співробітників за виконану роботу (ну будь ласка!), якщо, звичайно, на те є підстави. Можна спробувати прив’язати розмір оплати праці до кількості і складності виконаних завдань в строк. Наприклад, в різних CRM-системах є можливість вказувати в кожному завданні суму, яку отримає співробітник за її виконання. Можна давати бонуси, якщо закриті надпланові завдання.

Для величезної кількості людей найкраща мотивація – це гідний заробіток в поєднанні з корисними і потрібними завданнями. При грамотній організації віддаленої роботи співробітники цілком можуть почати працювати продуктивніше і заробляти навіть більше, ніж в офісах.